Исключительная важность электронного архива документов заключается в его способности накоплять и структурировать корпоративную информацию. Со временем в организации становится так много договоров, приложений, доп. соглашений, протоколов и других немаловажных документов, что без применения надлежащей системы классификации происходит потеря документов как источников информации. Сам документ может быть и не потерян, и, вероятно, даже известно, что его оригинал лежит где-то в анналах архива, но те огромные усилия, которые требуются для его получения (поиска), делают его недоступным, а значит - потерянным. Пока работа идёт с оперативными документами, то в целом картина положительная, но стоит оглянуться назад где-то даже на полгода, то уже становится проблематично что-то найти даже в своих личных папках.

Мы сразу отказались от идеи сканировать и вносить в архив всё и вся, поняв, что на это требуется много времени, да и далеко не каждая версия документа требует внесения в архив. Мы стали использовать Электронный WEB архив для помещения в него исключительно артефактов нашей деятельности. Поясню: на каждом этапе жизненного цикла какого-либо бизнес-процесса возникают документы, они проходят разные стадии, меняются их статусы, исполнители. Мы определили для себя, для каждого документа, в какой стадии документ становиться артефактом. Такие итоговые версии документов мы и помещаем в архив. Это стало правилом для всех менеджеров. В электронном архиве мы создали структуру папок и разграничили права доступа между отделами и менеджерами. В результате мы имеем уже годовой архив документов. Постепенно ведётся внесение в электронный архив исторических документов, которые периодически находятся в ящиках или на столах сотрудников.

Важным плюсом для нас стала возможность электронного архива выполнять полнотекстовый поиск документов.

Из минусов хочется отметить что для работы на смартфонах требуется более упрощённый интерфейс. То что сейчас имеется в программе требует больших экранов.

Сергей, it менеджер телекоммуникационной компании