Придя в компанию на должность проект-менеджер, я столкнулась с тем что на меня свалилась обязанность работать с документами. Их было много. Очень много. Причём все были на бумаге. Так что мой стол через две недели уже был завален папками и файлами, и если нужно было что-то найти, то у меня возникало непрестанное желание сжечь их все. Такая же ситуация творилась и у коллег. Я спросила, а почему не используется электронный архив, о котором упоминали при собеседовании, когда рассказывали о моих обязанностях. Оказывается архив есть и он работает, Но поскольку в нём нет (или не умеют они?) возможностей разграничения прав доступа, то пускают в него очень ограниченный круг лиц и хранятся в этом архиве только некоторые документы.

Поскольку тема хранения проектных документов была очень актуальной для нас, то мы провели небольшое исследование и наш выбор пал на предложение использовать Электронный WEB архив на сервер провайдера. Это позволяло нам работать с документами не только в офисе, но и на территории наших заказчиков и в командировках.

Почему мы выбрали именно это решение. Ну, во-первых у них есть гибкое разграничение прав доступа, которого нам так не хватало: один проект-менеджер может вести несколько проектов и должен иметь доступ к папкам этих проектов, а другие участники проектной группы должны иметь доступ к папкам только проекта в котором они участвуют. А при переходе сотрудник в другой проект права должны меняться. Это всё замечательно реализовано в программе Электронный WEB архив. Второе - это быстрый старт. Организовать закупку нового сервера в нашей организации это так сложно. Бюджет на сервер очень большой и согласовать это сложно и долго. Тем более что бюджет расписан на год и все хотелки - в новом году. А так нам доступ к электронному WEB архиву предоставили на следующий день после оплаты. Мы сразу же приступили к созданию нужной структуры папок, так как её мы уже разработали и согласовали. Внутри папки каждого проекта было несколько папок, Требуемых Проектным отделом, а остальные папки проект-менеджер мог создавать самостоятельно. Это нам очень понравилось, так как в каждом проекте своя специфика да и каждый проект-менеджер сам решал как ему лучше организовать свои документы.

Ну и ещё хочется сказать, что программа большинству из нас понравилась по интерфейсу. Вопросы наши все провайдер решает оперативно. С внедрением Электронного WEB архива документов на моём столе поубавилось, а поиск документов больше не выводит из себя.

Елизавета, Консультант