Версии электронных документов

Электронный WEB архив содержит удобный механизм работы с версиями документов. Он позволяет создавать и просматривать версии документа. Одна из версий является текущей версией электронного документа.  При обращении к документу доступ предоставляется именно к его текущей версии. Файлы версии электронных документов создаются и сохраняются в информационном хранилище WEB архива.

Версии электронных документов как это работает

Список версий отображается в карточке документа на странице "Версии". На этой странице пользователь, имеющий необходимые права доступа может  просматривать версии, добавлять новые и удалять старые версии. Имеется возможность изменить текущую версию. Она используется в том случае, если нужно откатиться к одной из предыдущих версий. Когда документ создаётся его файл  становиться текущей версией и версии автоматически присваивается номер равный единице. У всех последующих версии будет увеличиваться номер. События добавления, редактирования или удаления версий фиксируются в журнале событий документа. Ниже перечислены основные функции при работе с версиями электронных документов.

Просмотр текущей версии электронного документа

В программе Escom Web archive допустимо существование карточки документа без файла, то есть без версии. Если же у документа есть файл, то при вызове команды "Просмотр" в программе будет открыто окно для просмотра содержимого файла. При вызове команды "Скачать" будет загружен на компьютер пользователя оригинальный файл документа. При вызове команды "Скачать в PDF" будет скачан файл версии в формате pdf. Если формат оригинального файла отличен от pdf, то файл pdf будет создан автоматически.

Создание версий электронных документов

Если необходимо разместить в электронном WEB архиве новую версию электронного документа, то сделать это можно несколькими способами. Выбор способа зависит от конкретной ситуации:

  • Если в электронном архиве есть документ и Вам нужно добавить к нему изменённый файл, то для этого сначала нужно найти в  обозревателе документов карточку документа и не открывая её выполнить команду "Создать версию - добавить файл". Программа предложит выбрать файл. Выбранный вами файл будет добавлен в список версий документа и этот файл станет текущей версией электронного документа (команда "Создать версию - добавить файл" так же доступна и из карточки документа).
  • Если Вы хотите изменить документ, хранящийся в электронном WEB архиве, создав при этом новую версию, то для этого Вам нужно открыть документ на редактирование, установив на время правки блокировку, внести необходимые изменения, сохранить документ и снять блокировку. При этом версия документа будет создана автоматически.

Когда файл добавляется к документу то происходит сохранение файла на диске сервера электронного архива. Для файла автоматически будет создан индекс, для возможности полнотекстового поиска.

Кто может добавлять версии

Права доступа на создание (добавление) версии документа есть у его Владельца и у пользователей или групп пользователей, которым предоставлены права на изменение документа.

Удаление версии

Удалить версию документа можно только в том случае если у пользователя есть права доступа к выполнению этой команды и файл версии не открыт на редактированием одним из пользователей электронного WEB архива.

Версии электронных документов как получить демо ?

Перейдя по этой ссылке Вы узнаете, как получить демо версию программы Escom Web Archive.

Если Вы хотите приобрести программу для создания Вашего Электронного WEB архива, то Вы можете сделать это в нашем интернет-магазине ESCOM-SALE.RU

Перейти в интернет-магазин ESCOM-SALE.RU

Комментарии закрыты.