Администрирование электронного архива

Администрирование электронного архива включает в себя задачи по настройке учётных записей пользователей, конфигурированию прав доступа,  управлению интеграцией с внешними системами и архивированию данных. Электронный WEB архив содержит набор интерфейсов и утилит для администрирования, с помощью которых администратор может осуществлять настройку и конфигурирование программы. Мы постарались сделать программу простой в части её администрирования. Сократить затраты на администрирование можно в случае развёртывания системы на нашем сервере. Тогда часть задач по администрированию будет выполняться нашими администраторами.

Администрирование электронного архива - что входит в задачи администратора?

В задачи администратора электронного WEB архива входит:

  • Настройка учётных записей пользователей
  • Конфигурирование прав доступа к объектам системы:  папкам, документам и справочникам
  • Настройка модулей интеграции и системных задач
  • Архивирование базы данных и файлового хранилища

Настройка учётных записей пользователей

Для возможности доступа к серверу электронного WEB архива и возможности работы с программой Escom Web Archive администратору необходимо создать учётные записи пользователей. Если в организации используется Active Directory, то их можно загрузить от туда. Учётные записи пользователей можно также создать и в ручную.

Для корректной работы программы нужно также чтобы была настроена орг. структура. По умолчанию орг. структура должна содержать минимум одну организацию и одно подразделение.  В программе есть справочник должностей. Для каждого сотрудника необходимо создать в подразделении штатную единицу и указать его должность. Если учётные записи загружаются из AD, то организации, подразделения и штатные единицы будут созданы автоматически.

Конфигурирование прав доступа

Кто может настраивать права доступа

Настраивать права доступа может не только Администратор. Как правило Администратор настраивает права для общесистемных объектов, папок верхнего уровня.

Если пользователю дано право создать папку, то после её создания он становится её Владельцем (owner) и имеет возможность самостоятельно настроить права доступа к этой папке. Аналогичная ситуация и с документом: автор документа становится его Владельцем и может отключить опцию "Наследовать права доступа от папки", что даст ему возможность задать индивидуальные права к документу.

Кому и какие права могут быть выданы

Доступ к объекту может быть дан как конкретному пользователю или группе пользователей. Настройка прав доступа осуществляется в карточке объекта. Там же можно указать, что права доступа не настраиваются, а берутся от родительского объекта. Это называется наследованием прав доступа.

В программе можно настроить следующие виды прав доступа:

  • Просмотр (чтение) - предоставляется возможность просмотра карточки и файла документа. Если у пользователя нет данного права, то он не увидит данный объект ни в журнале, ни через поиск. Если он получит ссылку на данный объект, то при переходе по данной ссылке он получит сообщение об ошибке.
  • Редактирование - предоставляется право изменить данные в карточке и в файле документа, добавить или удалить версии. Позволяет изменить ссылку на родительский объект - например, перетащить документ в другую папку или перетащить папку в другую папку.
  • Создание - разрешает пользователю создавать объекты данного вида. Данное право указывается на уровне вида объекта в экранной форме "Настройка объектов". В экземплярах объектов данное право не редактируется.
  • Удаление - разрешает удалять объекты в корзину.
  • Создание дочерних объектов - разрешает пользователю создавать дочерние объекты. Например, создавать документы в папках.
  • Изменение прав доступа - разрешает пользователю изменить настройку прав доступа к данному объекту.

Группы пользователей

Для упрощения задач по администрированию электронного WEB архива, в частности упрощению настройки прав доступа, в программе предусмотрена возможность создания групп пользователей. Сотрудник может входить в несколько разных групп. Сами группы могут быть объединены в группы.

Как осуществляется проверка прав доступа

Когда права доступа заданы для групп пользователь получает права доступа группы в которую он входит. Если пользователя удалить из группы, то он потеряет права доступа, которые получал от участия в группе. Если пользователь входит в несколько групп, то при проверке его прав доступа для него будут взяты права из всех групп, в которые он входит. Если к одному и тому же объекту у пользователя разные права, то программа будет использовать те права, которые дают пользователю максимальный доступ. Другими словами, если группе "Все" не даны права на редактирование папки ТТТ, а группе "Редакторы папок", в которую пользователь так же входит. Такие права даны, то пользователь сможет править папку. Потому что максимальные права в данном примере взяты из группы "Редакторы папок".

Интеграция электронного архива с Active Directory

Одной из важных функций электронного WEB архива является интеграция с Active Directory. Администрирование электронного архива предполагает настройку параметров подключения к LDAP, тестирование подключения и конфигурирование планировщика запуска системной задачи.

Интеграция  позволяет облегчить работу по администрированию учётных записей пользователей электронного архива. Используемый в программе Escom Web Archive модуль интеграции позволяет загружать в базу данных электронного WEB архива из базы данных LDAP записи организаций, подразделений и пользователей. Загрузка может выполняться автоматически по заданному расписанию или принудительно по команде Администратора системы.

Те пользователи, чьи учётные записи были синхронизированы с учётными записями LDAP могут входить в программу со своим доменным именем и паролем. Использование доменных паролей позволяет сократить нагрузку на Администратора электронного архива по администрированию учётных записей пользователей и повысить информационную безопасность.

Интеграция электронного архива с почтовым сервером

Интеграция с почтовым сервером обеспечивает несколько важных функций:

  • Дублирование уведомлений на email пользователей
  • Отправка документов из электронного архива на email
  • Загрузка в архив документов из поступивших сообщений

Дублирование уведомлений на email

Функция дублирования уведомлений на email пользователя позволяет проинформировать пользователя о важном событии когда тот не работает в программе Escom Web Archive. Для того чтобы эта функция работала нужно чтобы у пользователя в его карточке был указан email и был включен флаг "Дублировать уведомления на email".

Администрирование службы отправки email

Администратор должен настроить параметры подключения к почтовому серверу для отправки e-mail сообщений, формируемых в программе. На почтовом сервере нужно создать почтовый ящик электронного архива для отправки сообщений и указать параметры для подключения к нему.

Администрирование службы получения email

Для того чтобы документы автоматически загружались в электронный архив из поступающих email сообщений необходимо настроить параметры подключения к почтовому серверу для получения входящей почты. Письма, которые поступили на почтовый ящик электронного архива с email адресов пользователей программы, будут обработаны программой. Если письма содержат вложения, то в электронный архив будут добавлены новые документы.

Архивирование данных электронного архива

Администрирование электронного архива включает в себя архивирование базы данных и файлового хранилища. Выполняются эти функций внешними средствами и утилитами операционной системы, на которой развернут электронный WEB архив.

Администрирование электронного архива демо версия

Посмотреть интерфейсы и опробовать функции администрирования можно в пробной версии программы электронного WEB архива.

Для того чтобы купить программу Электронного WEB архива нужно оформить заказ в интернет-магазине ESCOM-SALE.RU

Перейти в интернет-магазин ESCOM-SALE.RU

Комментарии закрыты.