Статусы документов в программе

Программа Электронный WEB архив содержит удобный механизм учёта документов по статусам. Статусы документов могут быть совершенно различными. Например, документ согласован/не согласован, подписан/не подписан, оригинал получен/не получен, исполнен/не исполнен и т.д. Администратор может создать свои статусы и изменить имеющиеся в программе. Набор статусов в каждом документе может быть индивидуальным.

Статусы документов как это работает

Поскольку в программе документы делятся на виды, то мы сделали для каждого вида документа возможность задать индивидуальный набор статусов. Когда создаётся новый документ заданного вида, то в него автоматически загружаются статусы из вида документа.

Дальше в карточке документа можно скорректировать загруженный набор статусов - удалить ненужные или добавить свои статусы. После того, как карточка документа сохранена можно формировать отчёты по статусам документов.

Кто имеет право изменять статусы документа?

Добавлять и изменять статусы может делать Владелец документа (см. Права доступа к документам). Он же может дать право на редактирование пользователю или группе пользователей, которым нужно редактировать документ. Такие пользователи или группы могут быть заранее определены в карточке папки, в которой находится документ.
В вид документа добавить новый статус может только Администратор системы или пользователь / группа пользователей для которой Администратор даст права на редактирование вида документа. Когда в карточку вида документа добавлен новый статус, то его можно автоматически добавить во все существующие в электронном архиве документы.

Создание отчётов по статусам

В любой момент Вы можете сформировать журнал документов, по одному или нескольким статусам. В журнал попадут документы, в которых есть заданные статусы и значения этих статусов будут соответствовать заданным значениям. Например, можно сформировать отчёт "Подписанные документы по которым не получен оригинал". В настройках отчёта нужно задать два статуса: подписан и оригинал не получен. Система отберёт все документы с такими статусами.

Ограничение безопасности

Если у пользователя, формирующего отчёт, нет прав доступа на просмотр документа, то такой документ не попадёт в отчёт.

Чем статусы документов отличаются от состояний?

Состояние описывает текущий этап жизненного цикла документа в электронном архиве. Документы, помещённые в электронный WEB архив имеют одно из состояний:

  • Черновик. Документ виден только его автору (он же Владелец). Редактировать документ может только автор. Он же может и удалить документ.
  • Действующий. Документ виден всем, кому разрешён доступ на просмотр. Документ могут редактировать все, у кого есть права на редактирование. Удалить документ может Владелец или Администратор.
  • Архивный. Документ виден всем, кому разрешён доступ на просмотр. Редактировать документ никто не может .

В отличии от статусов, у документа может быть только одно состояние - текущее. Изменение текущего состояния, как впрочем и изменение статусов фиксируется в журнале событий документа.

Статусы документов опциональная возможность

Использование статусов документов не является обязательным. Вы можете их не использовать и просто сохранять документы в электронный архив. Если потребуется, Вы всегда сможете добавить статусы на любом этапе эксплуатации программы.

Как купить

Если Вам понравилась программа Escom Web Archive, то Вы можете купить бессрочные лицензии или годовые лицензии в нашем интернет-магазине escom-sale.ru. Перейдите по ссылке, зарегистрируйтесь, положите в корзину нужно число лицензий и оформите заказ.

Перейти в интернет-магазин ESCOM-SALE.RU

Комментарии закрыты.