Регистрация электронных документов

Регистрация электронных документов является функцией учёта в электронном архиве. Используя наш Электронный WEB архив Вы можете вести учёт документов не только по одной организации, но и по всей группе компаний и юр. лиц в единой базе данных. Это достигается за счёт возможности создания раздельных веток в структуре папок, разграничения доступа к ним и за счёт формирования индивидуальных регистрационных номеров для каждой организации.

Регистрация электронных документов как функция электронного WEB архива

Регистрация электронных документов одна из функций системы Escom Web Archive которая позволяет присвоить документу регистрационный номер. Наличие у документа регистрационного номера позволяет в дальнейшем выполнять поиск документа по регистрационному номеру. Как правило регистрационный номер указывается при создании карточки нового документа, но можно сделать это и позже. Номер формируется автоматически или вводится вручную в нужном формате по заданному шаблону.

Проверка на повторную регистрацию (дубликат)

При сохранении карточки документа имеющего регистрационный номер выполняется автоматическая проверка на наличие в базе данных электронного архива документа с таким же номером. Если дубликат не найден, то документ сохраняется. Если дубликат обнаружен, то выдаётся сообщение об ошибке. Это означает что такой документ уже есть в архиве и повторный его ввод не требуется. Если же документ всё же нужно сохранить, то тогда следует изменить его регистрационный номер. Это можно сделать даже в случае если номер был сформирован автоматически.

Нумераторы и шаблоны регистрационных номеров

Нумератор определяет правила, как будет регистрироваться электронный документ. К ним относятся выбор режима регистрации:

  • в ручную. Если документ уже имеет номер и документ нужно сохранить с этим номером то следует использовать этот режим. Вы сможете указать в карточке документа его регистрационный номер, введя его с клавиатуры.
  • автоматически. Если используется нумератор для автоматического формирования, то номер будет сформирован по заданному шаблону, с использованием внутреннего счётчика порядковых номеров. В зависимости от настроек шаблона в номер могут быть подставлены различные префиксы, суффиксы и разделители частей. Значения для префиксов и суффиксов могут браться как из настроек используемого нумератора, так и из данных карточки документа. Например, в номер может подставляться код организации, в которой регистрируется документ.

Автоматический нумератор содержит счётчик порядковых номеров. При выполнении регистрации счётчик увеличивается на единицу. В программе имеются такие возможности:

  • Если нумерация должна начинаться с определенного значения, то его можно указать в карточке нумератора.
  • Если требуется "перескочить" блок номеров, то это можно сделать, изменив текущий порядковый номер счётчика.

Доступ к таким функциям , а так же к созданию и настройке нумераторов и шаблонов регистрационных номеров имеет Администратор системы.

Нумераторы и виды электронных документов

В программе Escom Web archive нумераторы привязываются к записям справочника "Виды документов" (см. Классификация электронных документов ). Для каждого вида документа могут быть создано несколько нумераторов. Когда регистрируется новый документ, то сначала необходимо указать его вид. Тогда будут доступны нумераторы для указанного вида документа. В справочнике "Виды документов" следует создать записи для наиболее распространённых видов документов а так же добавить такие виды как "произвольный документ", "прочие" и т.п. и привязать к ним нужные нумераторы.

Сброс счётчиков порядковых номеров с нового года

Нумератор документа позволяет в карточке документа указать дату регистрации документа. Если в настройках нумератора указано, что нужно с нового года начинать нумерацию с единицы, то программа проверит значение даты документа и если потребуется создаст новый счётчик для порядковых номеров этого года. Однако следует учесть, что счётчик прошлого года при этом не уничтожается. Это удобно, так как если Вам потребуется зарегистрировать документ прошлым годом, то Вам не нужно будет искать последний номер.

Регистрация электронных документов демо версия

Чтобы получить демо версию программы Escom Web Archive Вам необходимо перейти в наш Интернет-магазин и зарегистрироваться. Далее нужно оформить бесплатный заказ на демо-версию.

Если Вы хотите приобрести программу для создания Вашего Электронного WEB архива, то Вы можете сделать это в нашем интернет-магазине ESCOM-SALE.RU

Перейти в интернет-магазин ESCOM-SALE.RU

 

Комментарии закрыты.