Настройка структуры папок документов

Электронный WEB архив позволяет Вам создать эффективную, удобную и наглядную структуру папок документов Вашей организации.Настройка структуры папок документов электронного архива выполняется с помощью команд drag&drop "мышкой" - перетаскиванием и копированием папок. Количество уровней вложенности структуры электронного архива не ограничено.

Настройка структуры папок документов как это работает

Работа со структурой папок в программе Escom Web archive осуществляется через специальную экранную форму - "WEB обозреватель электронного архива", которая обеспечивает удобную навигацию и поиск в структуре папок.

Права доступа к папкам

Система управления доступом электронного WEB архива обеспечивает гибкую настройку права доступа для каждого пользователя к папкам. Возможность наследования прав доступа позволяет сделать процедуру настройки прав доступа простой и прозрачной.

Доступ к настройке структуры папок имеет Администратор и пользователи или группы пользователей, которые имеют права доступа на редактирование папок. Возможность гибкой настройки прав доступа позволяет предоставить некоторым пользователям, редактировать только свои папки. Например, руководители проектов могут править папки своего проекта, не затрагивая при этом папки других проектов и общие папки. Пользователи, имеющие права доступа могут создавать новые папки, редактировать существующие, удалять папки, перемещать папки в структуре.

Наследование прав доступа к папкам документов

В программе имеется режим наследования прав доступа. Если у папки включен данный режим, то настраивать её права не нужно. Права будут взяты из вышестоящей папки, а если она то же наследует права, то программа найдёт самую первую папку в иерархии от которой будут наследоваться права доступа. Режим наследования прав можно отключить. Тогда права будут скопированы из вышестоящей папки, как было описано выше и затем эти скопированные права можно отредактировать.

Перемещение папки в структуре электронного архива

Для того чтобы переместить папку в структуре электронного архива её нужно перетащить "мышкой" на папку, которая должна стать для неё родительской. Чтобы операция могла быть выполнена необходимо чтобы у пользователя, выполняющего операцию должны быть права на создание дочерних элементов в целевой папке (куда перетаскивает) и права на изменение перетаскиваемой папки.

Следует помнить, что при перетаскивании папки вместе с ней перетаскиваются документы и вложенные папки. Которые в свою очередь могут содержать папки и  документы. Изменение родительской папки может повлиять на доступ к документу.

  • Если перетаскиваемая папка наследовала права от родительской папки, то после перетаскивания, она начнёт наследовать права от нового "родителя".  Это повлияет на доступ к документам в папки.
  • Аналогично могут измениться права доступа к дочерним папкам перемещённой папки и документам в этих папках.

Копирование папки документов

Помимо команд drag&drop в программе имеются команды "Скопировать/Вставить". Выполнение этих команд приводит не к перемещению папки, а к созданию её копии. При её выполнении копируется всё структура ниже папки, т.е. копируются так же её дочерние папки. В зависимости от настроек при копировании папки могут быть скопированы и её документы.

Удаление папки документов

Чтобы удалить папку нужно чтобы у пользователя было право на удаление папки. При удалении папки она помещается в Корзину электронного архива, из которого её можно восстановить. При удалении папки вместе с ней удаляются вложенные папки. При восстановлении папки вместе с ней восстанавливаются дочерние папки.

Окончательное удаление папки из корзины может выполнить только Администратор системы. У него так же есть возможность очистить корзину.

Настройка структуры папок документов демо версия

Если Вы хотите самостоятельно попробовать настроить структуру папок электронного архива под специфику вашей организации, то Вы можете сделать это бесплатно в нашей демо версии программы Escom Web Archive  Для заказа демо вам необходимо зарегистрироваться в нашем Интернет-магазине. Затем оформите бесплатный заказ на демо-версию. Если Вам всё понравиться, то мы сможем перенести сделанные Вами настройки в вашу рабочую базу.

Если Вы решили купить программу Электронного WEB архива, то Вы можете выбрать либо купить бессрочные лицензии для установки системы на Ваш сервер, или купить подписку - тарифный план для работы с электронным архивом на нашем сервере. Покупку можно оформить через наш интернет-магазине ESCOM-SALE.RU

Перейти в интернет-магазин ESCOM-SALE.RU

Комментарии закрыты.