Классификация электронных документов

Классификация электронных документов позволяет сделать работу с электронным архивом удобным, а поиск документов более быстрым, простым и эффективным. Программа Электронный WEB архив содержит набор инструментов для ведения классификаторов и их применения для классификации документов и для поиска.

Классификация электронных документов как функция электронного WEB архива

Классификация электронных документов осуществляется с помощью классификаторов, которые так же принято называть справочниками. В программе Escom web archive атрибутная карточка документа содержит не только поля для хранения основной информации документа, но и поля, заполняемые из электронных справочников.

Ведение классификаторов документов

В программе Escom Web Archive предусмотрено ведение следующих электронных справочников:

  • Организации. Содержит записи организаций, по которым ведётся учёт документов. Минимально в программе должна быть одна организация.
  • Виды документов. Справочник содержит записи видов электронных документов, объединённых в группы.
  • Контрагенты. Классификатор содержит карточки контрагентов. Записи контрагентов объединены в группы контрагентов.
  • Менеджеры. В этом справочнике содержится информация о сотрудниках, работающих с документами.
  • Статусы. Справочник содержит общий перечень статусов имеющихся в системе. Из этого справочника можно добавить статусы в виды документов и в карточки документов.
  • Состояния. Этот системный классификатор содержит перечень состояний объектов. Из него добавляются состояния в список состояний объекта. Это делает Администратор системы в форме "Настройка объектов".
  • и др.

Данные классификаторов хранятся в базе данных Электронного Web архива. Справочники в программе Escom Web Archive по своей структуре делятся на линейные и иерархические. К линейным справочникам относятся:

  • Организации
  • Статусы
  • Состояния

К иерархическим справочникам относятся:

  • Виды документов. В этом справочнике виды документов объедены в группы. Группы представляют собой иерархию. Это позволяет создать удобную структуру для хранения, выбора и классификации.
  • Контрагенты. Аналогично справочнику "Виды документов" контрагенты объедены в группы.
  • Менеджеры. Менеджер документа, это один из сотрудников организации. Сотрудники объедены в подразделения. Для отображения структуры организации в программе используется экранная форма "Обозреватель орг.штатной структуры".

Для работы со справочниками предусмотрены специальные экранные формы, позволяющие просматривать и редактировать как списки так и структуры данных.

Заполнять и редактировать справочники помимо Администратора системы могут пользователи или группы пользователей, которым даны в программе соответствующие права доступа.

Использование классификаторов при заполнении карточки документа

Поля карточки документа, заполняемые из классификаторов называют полями справочников. Когда поле карточки документа заполнено значением из классификатора говорят что поле связано со справочником, а выбранный из классификатора объект называют связанным объектом.

Для заполнения полей данными из классификаторов в программе используются специальные интерфейсные компоненты:

  • Выпадающий список. Выпадающий список содержит список значений классификатора, доступных для выбора. Такой компонент используется в тех случаях, когда классификатор имеет линейную структуру, (Организации, Состояния). Выпадающий список позволяет выбирать значения посредством мыши. Выбрать значение можно также с помощью автоматического поиска значений или набором с клавиатуры символов
  • Селектор элементов. Селектор элементов используется для выбора значений из иерархического классификатора (Контрагенты, Менеджеры, Виды документов). Селектор представляет собой текстовое поле с кнопкой выбора, командами очистки (сброса) выбранного значения и открытия карточки связанного объекта. При нажатии на кнопку выбора открывается специальная экранная форма, отображающая иерархический справочник. Команда открытия карточки связанного объекта позволяет быстро получить информацию об выбранном объекте. Например, если выбран контрагент, то можно с помощью этой команды быстро перейти в его карточку и получить необходимую информацию  о контрагенте: реквизиты, адреса, документы в которых он ранее был использован и т.д.

Для упрощения работы по заполнению карточек документов в программе реализован механизм автоматического заполнения некоторых полей, к которым относятся:

  • Справочник "Виды документа"
  • Справочник "Организации"
  • Справочник "Контрагенты"

Если в свойствах папки заполнены вышеперечисленные поля или папка наследует значения от вышестоящей папки, то при создании нового документа в этой папке поля будут автоматически заполнены.

Использование классификаторов при поиске документов

Если в карточке документа заполнены поля справочников, то такой документ может быть найден (отобран) с помощью функции поиска. Форма поиска документов содержит поля заполняемые из тех же классификаторов. Можно искать по одному или нескольким полям. Если поиск выполняется по нескольким полям, то поиск будет выполняться с логическим условием "И".  Это значит, что для того, чтобы документ попал в результаты отбора нужно чтобы в его карточке были заполнены поля и их значения соответствовали значениям полей формы поиска. Например, если в форме поиска заполнены поля "Вид документа" = "Договор аренды",  "Контрагент" = "ООО "Рога и копыта", то в результаты отбора попадут документы, у которых заполнены оба поля с такими же значениями.

Возможность комбинировать поля классификаторов и поля атрибутов на форме поиска позволяет формировать различные журналы документов.

Поиск с использованием классификаторов выполняется с использованием индексов базы данных, что существенно ускоряет поиск.

Классификация электронных документов демо-версия

Посмотреть возможности работы программы Escom Web Archive для классификации документов можно заказав бесплатную демо-версию.

Комментарии закрыты.