Хранение и поиск документов

Программа Escom Web Archive обеспечивает хранение и поиск документов в электронном архиве. Документ в электронном WEB архиве является единицей хранения и представлен атрибутной (регистрационной) карточкой, файлом документа, с поддержкой версионности, набором прав доступа и записью в полнотекстовом индексе. В программе электронного архива реализован полнотекстовый и атрибутный поиск документов.

Хранение и поиск документов как это работает?

Хранение и поиск документов является основной функцией электронного WEB архива. Работа этих функций зависит от того, на каком этапе жизненного цикла находится документ.

Жизненный цикл документа в электронном архиве

Жизненный цикл документа в электронном WEB архиве проходит через этапы создания и публикации, использования и хранения. Завершается жизненный цикл документа его удалением из базы данных электронного архива. Под базой данных в данном случае следует понимать информационное хранилище электронного архива, а не только sql базу данных. Это связано с тем, что документ состоит из нескольких частей, как уже было сказано выше:

  • атрибутная часть хранится в базе данных
  • файловая часть хранится на диске сервера
  • индексная часть хранится в индексном хранилище
Для индикации текущего этапа жизненного цикла документа в программе используется такое понятие как состояние документа. В карточке документа отображается текущее состояние, а в журнале истории событий (лог) хранится информация о событиях изменения состояния документа. На каждом этапе жизненного цикла, другими словами для каждого состояния, к документу применяется индивидуальный набор прав доступа.

Права доступа к документам

Доступ к документам ограничен правами доступа. Права доступа определяют, кто может просматривать, кто редактировать, а кто удалять документ. С учётом того факта, что права задаются для каждого состояния, то можно так же сказать, что права доступа определяют когда и кто может править документ, когда и кому разрешено просматривать документ. Из этого следует, что хранение и поиск документов осуществляется с учётом прав доступа пользователя, выполняющего запрос к серверу электронного вэб архива. Подробнее о правах доступа Вы можете прочитать перейдя по этой ссылке: Права доступа к документам.

Поиск документов в электронном архиве

Одно из основных назначение электронного архива - это выполнение быстрого поиска документов. Чем быстрее, удобнее и эффективнее поиск, тем больше выгод от внедрения электронного архива.
Поиск в электронном архиве может быть атрибутным или полнотекстовым. В программе Escom Web Archive реализовано сочетание этих видов поиска. В этом случае сначала будут отобраны документы по полнотекстовому поиску, а потом среди них будет выполнен отбор по атрибутам. В результаты отбора не включаются документы к которым у пользователя нет доступа.
...

В программе имеются так же фильтры, позволяющие быстро получить часто используемые, новые или избранные документы.
Результаты поиска представляются в виде электронного журнала, в котором можно  выполнить сортировку и фильтрацию записей.

Редактирование документов

Редактирование документов следует разделить на две части:

  • редактирование карточки документа
  • редактирование файла документа.

Документы можно перемещать или копировать с помощью "мышки" (полная поддержка операций drag&drop).

Удаление документов

Поскольку потеря документов крайне желательна, то мы добавили в Электронный WEB архив функцию удаления документов в корзину с возможностью их восстановления. Удалить документ в корзину может Владелец документа и те пользователи / группы пользователей, которым были даны такие права. Удалить документы из корзины может только Администратор электронного WEB архива.

Хранение и поиск документов демо версия!

Хотите посмотреть демо версию? Мы предоставляем возможность в течении 30 дней бесплатно поработать с программой электронного WEB архива, что бы Вы могли понять, подходит ли она для Ваших задач. Для того чтобы получить демо версию Вам нужно зарегистрироваться. После этого для Вас будет создан личный кабинет. Далее нужно положить в корзину лицензию на демо версию и оформить бесплатный заказ. После окончания пробного периода Вы сможете приобрести лицензии и продолжить работу с программой.

Комментарии закрыты.