Отзывы об Электронном WEB архиве

В этом разделе мы публикуем самые интересные отзывы об Электронном WEB архиве, наших услугах и сервисах. Мы рады, если наш клиент доволен выбором наших продуктов и услуг и готов поделиться своим мнением. Если у Вас есть, что сказать, то напишите нам, мы опубликуем Ваш отзыв и непременно поощрим Вас за труд и оказанное доверие. По согласованию с Вами мы можем внести незначительные правки в Ваш отзыв, чтобы сделать его ещё более информативным и полезным для всех.

Мы перешли на Электронный WEB архив потому что наша предыдущая система с ростом числа документов стала сильно тормозить. Это из-за того, что она хранила документы в базе данных и создавала огромные индексы для их поиска.  Сколько бы мы не увеличивали память на сервере тормоза  продолжались. Поиск документов был неэффективный, долгий.

Поскольку наше руководство не готово было выделить денег на покупку ещё одного сервера для электронного архива, а отказаться от старого архива всё же мы не можем, то мы воспользовались онлайн версией Электронного WEB архива. Мы также были не уверены, потянет ли эта программа. Поэтому выбрали тариф Стандартный, так как он показался нам оптимальным по характеристикам и стоимости. Действительно сервер работал очень быстро (как заявляет провайдер у них KVM виртуализация и они используют SSD диски). Но это было в начале. Мы заказали у провайдера перегрузку документов из старого архива в новый. В результате нам пришлось также проапгрейдить и этот сервер: увеличить и память и жёсткий диск. Но стоимость такого апгрейда несравнима с покупкой нового сервера!

Сейчас мы имеем два сервера, старый и новый - виртуальный. В принципе мы готовы отказаться от старого, так как вот уже год как мы используем виртуальный и результаты его работы нас в целом устраивают. Тормозов нет. Всё ищется. Документы не пропадают. Провайдер реагирует быстро. Серьёзных глюков не замечено.

Старый сервер мы, видимо, отдадим под другие задачи. Меня в новом архиве всё устраивает, так как большую часть по администрированию теперь делаю не я.

Чего и Вам Желаю.

Артемий, Сисадмин

Исключительная важность электронного архива документов заключается в его способности накоплять и структурировать корпоративную информацию. Со временем в организации становится так много договоров, приложений, доп. соглашений, протоколов и других немаловажных документов, что без применения надлежащей системы классификации происходит потеря документов как источников информации. Сам документ может быть и не потерян, и, вероятно, даже известно, что его оригинал лежит где-то в анналах архива, но те огромные усилия, которые требуются для его получения (поиска), делают его недоступным, а значит - потерянным. Пока работа идёт с оперативными документами, то в целом картина положительная, но стоит оглянуться назад где-то даже на полгода, то уже становится проблематично что-то найти даже в своих личных папках.

Мы сразу отказались от идеи сканировать и вносить в архив всё и вся, поняв, что на это требуется много времени, да и далеко не каждая версия документа требует внесения в архив. Мы стали использовать Электронный WEB архив для помещения в него исключительно артефактов нашей деятельности. Поясню: на каждом этапе жизненного цикла какого-либо бизнес-процесса возникают документы, они проходят разные стадии, меняются их статусы, исполнители. Мы определили для себя, для каждого документа, в какой стадии документ становиться артефактом. Такие итоговые версии документов мы и помещаем в архив. Это стало правилом для всех менеджеров. В электронном архиве мы создали структуру папок и разграничили права доступа между отделами и менеджерами. В результате мы имеем уже годовой архив документов. Постепенно ведётся внесение в электронный архив исторических документов, которые периодически находятся в ящиках или на столах сотрудников.

Важным плюсом для нас стала возможность электронного архива выполнять полнотекстовый поиск документов.

Из минусов хочется отметить что для работы на смартфонах требуется более упрощённый интерфейс. То что сейчас имеется в программе требует больших экранов.

Сергей, it менеджер телекоммуникационной компании

Придя в компанию на должность проект-менеджер, я столкнулась с тем что на меня свалилась обязанность работать с документами. Их было много. Очень много. Причём все были на бумаге. Так что мой стол через две недели уже был завален папками и файлами, и если нужно было что-то найти, то у меня возникало непрестанное желание сжечь их все. Такая же ситуация творилась и у коллег. Я спросила, а почему не используется электронный архив, о котором упоминали при собеседовании, когда рассказывали о моих обязанностях. Оказывается архив есть и он работает, Но поскольку в нём нет (или не умеют они?) возможностей разграничения прав доступа, то пускают в него очень ограниченный круг лиц и хранятся в этом архиве только некоторые документы.

Поскольку тема хранения проектных документов была очень актуальной для нас, то мы провели небольшое исследование и наш выбор пал на предложение использовать Электронный WEB архив на сервер провайдера. Это позволяло нам работать с документами не только в офисе, но и на территории наших заказчиков и в командировках.

Почему мы выбрали именно это решение. Ну, во-первых у них есть гибкое разграничение прав доступа, которого нам так не хватало: один проект-менеджер может вести несколько проектов и должен иметь доступ к папкам этих проектов, а другие участники проектной группы должны иметь доступ к папкам только проекта в котором они участвуют. А при переходе сотрудник в другой проект права должны меняться. Это всё замечательно реализовано в программе Электронный WEB архив. Второе - это быстрый старт. Организовать закупку нового сервера в нашей организации это так сложно. Бюджет на сервер очень большой и согласовать это сложно и долго. Тем более что бюджет расписан на год и все хотелки - в новом году. А так нам доступ к электронному WEB архиву предоставили на следующий день после оплаты. Мы сразу же приступили к созданию нужной структуры папок, так как её мы уже разработали и согласовали. Внутри папки каждого проекта было несколько папок, Требуемых Проектным отделом, а остальные папки проект-менеджер мог создавать самостоятельно. Это нам очень понравилось, так как в каждом проекте своя специфика да и каждый проект-менеджер сам решал как ему лучше организовать свои документы.

Ну и ещё хочется сказать, что программа большинству из нас понравилась по интерфейсу. Вопросы наши все провайдер решает оперативно. С внедрением Электронного WEB архива документов на моём столе поубавилось, а поиск документов больше не выводит из себя.

Елизавета, Консультант